Hinweise zu digitalen Signaturen

Wir arbeiten mit signaturportal.de zusammen, um unsere Rechnungen rechtskonform an unsere Kunden per E-Mail zu versenden. Um Rechnungen in PDF Format verschicken zu dürfen, wird hierzu eine digitale Signatur benötigt. Digitale Signaturen dienen dazu ein elektronisches Dokument eindeutig einem Verfasser zuzuordnen. Auch gewährleisten digitale Signaturen, dass ein Dokument ab dem Einfügezeitpunkt der Signatur nicht mehr verändert werden können.
Digitale Rechnung unterliegen genauso wie konventionell verschickte Rechnungen der 10 Jahre Aufbewahrungspflicht.

Hier einige Vorteile digitaler Rechnungen:

• Eine digitale Signatur ist rechtsverbindlich.
• Auch der Empfänger der papierlosen Rechnung profitiert. Der Wegfall der manuellen Erfassung sorgt für einen schnelleren Durchlauf und eine bessere Nutzung von Skonti.
• Die digitale Signatur ermöglich die eindeutige Bestimmung der Herkunft und des Verfassers des Dokuments.
• Eine digitale Signatur gewährleistet, dass Änderungen am Dokument nach dem Zeitpunkt des Hinzufügens der Signatur erkennbar sind.
• Wenn man die Kosten von Rechnungsaussteller und-empfänger berücksichtigt, kostet eine per Post versendete Rechnung im Durchschnitt rund 11,10 Euro. Mit DV-gestützter Übermittlung per E-Mail, FTP-Transfer oder EDI sind lediglich etwa 4,70 Euro fällig.
• Mehr Optionen in der Weiterverarbeitung für den Empfänger

Nachdem ein Dokument digital signiert wurde, sind keine Änderungen mehr zulässig. Um das Dokument zu ändern wird ein Schlüssel der Zertifizierungsstelle (in unserem Fall signaturportal.de) benötigt. Ein verändertes Dokument kann nicht neu signiert werden. Durch dieses Verfahren können alle nachträglich Änderungen festgestellt werden und Manipulationen sind sofort erkenntlich.

Wie kann die digitalen Signatur wiederholt verifiziert werden?

Um die Vorsteuerabzugsberechtigung gem. § 15 UStG für digitale Rechnungen zu gewährleisten, wird das Signatur-Prüfprotokoll verlangt. Per E-Mail erhalten Sie von uns zum einen die Rechnung mit integrierter digitaler Signatur und auch das Signatur-Prüfprotokoll. Beides müssen Sie, wie auch Rechnungen im Papierformat, 10 Jahre aufbewahren.
Darüber hinaus können Sie kostenfrei die Rechnung jederzeit éin weiteres Mal verifizieren. Hierfür gehen Sie wie folgt vor:

1. Speichern Sie Rechnung auf ihrem Computer.

2. Rufen Sie in Ihrem Browser die Signatur-Check Seite von signaturportal.de auf.

3. Klicken Sie nun auf “Durchsuchen” unter “PDF Datei zum verifizieren” (s. Abbildung) und wählen die eben abgespeicherte Rechnung auf Ihrem PC aus. Anschließend klicken Sie auf weiter.



4. Nach ein paar Sekunden Wartezeit wurde das Verfikationsergebnis erstellt und es erscheint ein “Download”-Link (s. Abbildung).



5. Im letzen Schritt können Sie sich das Verfikationsergebnis per Klick auf den “Download”-Link (s. Abbildung) anzeigen lassen.